Офис-менеджер

ООО «ТЛП Менеджмент» - управляющая компания (г. Москва). В управлении находится несколько бизнес-единиц (добывающая промышленность, офисная недвижимость, машиностроение, трейдинг) с общей численностью персонала более 500 человек. Мы приглашаем на работу офис-менеджера – делопроизводителя для работы в офисе управляемой бизнес-единицы ООО «ФИНГО-Комплекс» в бизнес-парке Румянцево.

Задачи:

• Обеспечение порядка и чистоты в офисе, ежедневные обходы офиса (150 м2)
• Взаимодействие с управляющей компанией по вопросам эксплуатации офиса
• Контроль работы клининга, флориста
• Организация работ по заявкам от сотрудников, контроль качества выполнения работ подрядчиками
• Организация, контроль работ привлекаемых специалистов сервисного обслуживания коммуникаций
• Контроль состояния мебели и бытовой техники, обеспечение своевременного ремонта/ замены
• Организация процесса закупки ТМЦ и услуг для административно-хозяйственных нужд (канцелярия, вода, продукты для первых лиц, мебель, прочее)
• Оформление пропусков сотрудникам и гостям офиса
• Заказ визиток
• Работа с курьерами, почтовыми отправлениями
• Организация мобильной связи сотрудникам
• Встреча гостей первых лиц компании
• Работа с первичными бухгалтерским документами, контроль сроков оплат по договорам в рамках функционала АХО
• Контроль исполнения контрагентами условий договоров и обязательств по направлениям АХО, инициация пролонгации / заключения новых договоров
• Участие в организации ремонтных работ в офисе (сопровождение подрядчиков, оформление пропусков, контроль работ в рамках поставленных руководителем задач)
• Ведение базы данных рабочих мест, сопровождение переездов сотрудников, подготовка рабочих мест новым сотрудникам
• участие в Travel-поддержке (оформление командировок сотрудников на период отсутствия менеджера по организации деловых поездок)
• Участие в инвентаризации, обеспечение порядка на складе

Требования к кандидатам:

• Среднее профессиональное образование и опыт работы от 3 лет на аналогичных позициях или высшее профессиональное образование (специалитет/ магистратура) и опыт работы не менее 1 года в аналогичной должности.

• Знание основ делопроизводства и документооборота, основ архивного дела; порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий, структуру и принципы организации документооборота, этику делового общения.
• Навык работы в 1С: Документооборот.

• Умение работать в режиме многозадачности, умение систематизировать информацию, коммуникабельность, доброжелательность, высокий уровень физической активности.

Условия работы:

• Стабильная белая своевременная заработная плата
• Работа в комфортном офисе в Деловом центре (башня Федерация)
• График работы 5/2, с 9.00 до 18.00
• Оформление согласно ТК РФ, оплата отпусков и больничных
• Возможности карьерного, финансового и личностного роста